Przetwarzasz dane osobowe za pomocą Word-a i Excel-a? Robisz to nielegalnie

  • 20 października, 2016
  • Prawo

Zgodnie z §7 rozporządzenia w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym, system ten powinien zapewnić odnotowanie określonych informacji tj.:

1. Daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu

2. Identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu

3. Źródła danych

Odnotowanie tych informacji powinno nastąpić automatycznie, po zatwierdzeniu przez użytkownika wprowadzenia danych.

Programy typu MS Word, czy też MS Excel nie zapewniają odnotowania powyższych informacji, w związku z tym nie powinniśmy używać ich do przetwarzania danych osobowych.

Jak rozwiązać ten problem? Co GIODO sądzi o powszechnej praktyce stosowania tych programów?

1. Wystarczy ręcznie dodać do Word-a lub Excel-a dodatkowe kolumny, lub też wpisy, które będą obejmować informacje o dacie wprowadzenia informacji oraz osobie wprowadzającej informacje.

Pomimo że takie działanie jest niezgodne z prawem tj. obowiązkiem automatycznego odnotowania informacji, to GIODO w jednej ze swoich decyzji uznał taki sposób odnotowania informacji za wystarczający.

GIODO nr. DIS/DEC-201/12/15307 : jak również okoliczność, że system informatyczny MS Excel, w którym prowadzony jest ww. rejestr z założenia nie zapewnia w sposób automatyczny odnotowania daty pierwszego wprowadzenia danych, należało uznać wskazany przez Centrum Organizacyjno – Koordynacyjne ds. […] sposób usunięcia uchybienia za wystarczający.

2. Drugim sposobem jest stosowanie programów typu Word oraz Excel wyłącznie w celu przygotowania informacji do wydruku. Stanowi o tym bezpośrednio §7 rozporządzenia tj.: z wyjątkiem systemów służących do przetwarzania danych osobowych ograniczonych wyłącznie do edycji tekstu w celu udostępnienia go na piśmie.

Aplikat radcowski

Pozostałe Artykuły

Zobacz Wszystkie